WooCommerce: Bestellbestätigung kommt nicht an

Ein Kunde bestellt, bezahlt – und wartet vergeblich auf eine Bestätigung. Kurz darauf ruft er an oder schreibt, ob die Bestellung überhaupt angekommen ist. Oder es ist umgekehrt: Der Kunde bekommt seine Mail, aber bei Ihnen trifft keine Benachrichtigung über die neue Bestellung ein, und die Ware bleibt liegen.

In beiden Fällen leidet das Vertrauen in Ihren Shop. Der Fehler lässt sich aber fast immer eingrenzen, wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen. Dieser Ratgeber bleibt bewusst beim Shop. Wie Mailversand aus WordPress grundsätzlich funktioniert, steht im Artikel über Kontaktformular-Mails, die nicht ankommen.

Schritt 1: Die E-Mail-Einstellungen in WooCommerce prüfen

Öffnen Sie WooCommerce → Einstellungen → E-Mails. Dort stehen alle Benachrichtigungen, die der Shop verschicken kann, darunter die Mail über eine neue Bestellung an Sie und die Bestätigungen an den Kunden.

Prüfen Sie für jede wichtige Mail:

1. Ist sie aktiviert? Öffnen Sie die Mail über „Verwalten“ und schauen Sie, ob der Haken zum Aktivieren gesetzt ist. Manchmal wird eine Mail bei Tests abgeschaltet und danach vergessen.
2. Stimmt der Empfänger? Bei den Mails an den Shopbetreiber, etwa „Neue Bestellung“, tragen Sie die Empfängeradresse selbst ein. Steht dort eine alte Adresse oder die eines ehemaligen Mitarbeiters, erreicht Sie nichts. Mehrere Adressen trennen Sie mit Kommas.
3. Stimmen Absendername und Absenderadresse? Diese stehen ganz unten in den E-Mail-Einstellungen. Mehr dazu in Schritt 4.

Arbeiten Sie mit einem Plugin für deutsche Rechtstexte oder einem eigenen E-Mail-Designer, können auch dort Einstellungen greifen, die die Standard-Mails von WooCommerce ersetzen oder verändern.

Schritt 2: Welcher Bestellstatus welche Mail auslöst

Das ist der häufigste Denkfehler: WooCommerce verschickt Mails nicht beim Absenden der Bestellung, sondern beim Wechsel des Bestellstatus. Grob gilt:

• Wechselt eine Bestellung auf In Bearbeitung, bekommt der Kunde die Bestätigung, dass seine Bestellung bearbeitet wird. Das passiert normalerweise, sobald die Zahlung bestätigt ist.
• Wechselt sie auf In Wartestellung, etwa bei Vorkasse per Überweisung, bekommt der Kunde eine Mail, dass die Bestellung auf die Zahlung wartet.
• Wechselt sie auf Abgeschlossen, folgt die Mail über die fertiggestellte Bestellung.
• Die Benachrichtigung über eine neue Bestellung an Sie geht in der Regel raus, wenn eine Bestellung aus „Ausstehend“ auf „In Bearbeitung“ oder „In Wartestellung“ wechselt.

Daraus folgt: Bleibt eine Bestellung auf „Zahlung ausstehend“ stehen, verschickt WooCommerce keine Bestätigung an den Kunden und keine Benachrichtigung an Sie. Das ist kein Mail-Fehler, sondern ein Zahlungsproblem, meist weil die Rückmeldung des Zahlungsanbieters nicht im Shop ankommt. Wie Sie das prüfen, steht im Ratgeber Bestellung fehlgeschlagen, Zahlung ausstehend.

Schauen Sie also zuerst in die betroffene Bestellung: Welchen Status hat sie, und was steht in den Bestellnotizen rechts? Dort vermerkt WooCommerce Statuswechsel, und je nach Version und Erweiterung auch versendete Mails.

Schritt 3: Mit einem E-Mail-Log nachweisen, ob die Mail rausging

Ohne Aufzeichnung tappen Sie im Dunkeln. Ein E-Mail-Log-Plugin, etwa WP Mail Logging, speichert jede Mail, die WordPress verschickt: Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und je nach Plugin auch Fehlermeldungen.

So nutzen Sie es:

1. Plugin installieren und aktivieren.
2. Eine Testbestellung durchführen oder in einer vorhandenen Bestellung über das Feld Bestellaktionen rechts die Bestelldetails erneut an den Kunden senden.
3. Im Log nachsehen.

Das Ergebnis teilt das Problem sauber in zwei Hälften:

• Die Mail steht im Log: Der Shop hat sie abgeschickt. Das Problem liegt beim Versand über den Server oder beim Empfänger. Weiter bei Schritt 4 und 5.
• Die Mail fehlt im Log: Sie wurde gar nicht ausgelöst. Dann sind die Einstellungen aus Schritt 1 oder der Status aus Schritt 2 die Ursache, oder ein Plugin greift störend ein.

Schritt 4: Absender, SMTP und SPF – kurz geprüft

Standardmäßig verschickt WordPress Mails über die PHP-Mailfunktion des Servers. Viele Empfänger trauen solchen Mails nicht, vor allem, wenn die Absenderadresse eine Domain nennt, für die der Server gar nicht berechtigt ist. Die Mail wird dann aussortiert oder landet im Spam.

Drei Punkte sollten stimmen:

• Absenderadresse auf Ihrer eigenen Domain, zum Beispiel shop@ihre-domain.de, keine Freemail-Adresse wie Gmail oder GMX.
• Versand per SMTP über ein echtes Postfach Ihrer Domain statt über die PHP-Mailfunktion. Das erledigt ein SMTP-Plugin.
• SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain korrekt eingerichtet, damit Empfänger sehen, dass Ihr Shop Mails in Ihrem Namen versenden darf.

Die ausführliche Anleitung für SMTP steht im Ratgeber zu Kontaktformular-Mails, die DNS-Einträge erklärt der Artikel SPF, DKIM, DMARC einrichten. Beides gilt für Bestellmails genauso.

Schritt 5: Spam-Ordner und Empfänger ausschließen

Bevor Sie weiter suchen, klären Sie die einfachen Fälle:

• Bitten Sie den Kunden, im Spam- oder Werbeordner nachzusehen. Bei manchen Postfächern landen Mails auch in Registerkarten wie „Werbung“ oder „Updates“.
• Prüfen Sie, ob der Kunde seine E-Mail-Adresse richtig eingetippt hat. Ein Tippfehler in der Adresse erklärt mehr Fälle, als man denkt.
• Kommen Ihre eigenen Benachrichtigungen nicht an, schauen Sie in Ihren Spam-Ordner und in eventuelle Filterregeln Ihres Postfachs.

Betrifft das Problem nur einen einzelnen Mailanbieter, deutet das auf eine Zustellproblematik hin, also auf Schritt 4.

Umsetzungsplan

Sofort

1. Status und Bestellnotizen der betroffenen Bestellung prüfen.
2. Unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails kontrollieren, ob die Mails aktiviert und die Empfänger richtig sind.
3. Den Kunden bitten, im Spam-Ordner nachzusehen, und seine Adresse in der Bestellung kontrollieren.

Danach

4. Ein E-Mail-Log-Plugin installieren und eine Testbestellung durchführen.
5. Bleiben Bestellungen auf „Zahlung ausstehend“: das Zahlungsproblem lösen statt die Mails.
6. Absenderadresse auf die eigene Domain umstellen und den Versand per SMTP einrichten.
7. SPF, DKIM und DMARC für die Domain prüfen und ergänzen.

Vorbeugen

8. Nach jedem Update eine Testbestellung machen und das Eintreffen beider Mails prüfen – beim Kunden und bei Ihnen.
9. Die Empfängeradresse für Shop-Benachrichtigungen auf ein Postfach legen, das dauerhaft gelesen wird.
10. Das E-Mail-Log aktiv lassen und ältere Einträge regelmäßig löschen, denn es enthält Kundendaten.

Wir sorgen dafür, dass Ihre Bestellmails ankommen

Finden Sie den Fehler nicht, fehlen Ihnen die Zugangsdaten für SMTP oder DNS, oder betrifft es viele Bestellungen auf einmal? Wir prüfen Einstellungen, Bestellstatus und Mailversand und bringen Ihre Bestätigungen zuverlässig in die Postfächer.

Oder rufen Sie direkt an: 0 33 41 - 35 66 146.

Häufige Fragen

Warum bekommt der Kunde keine Bestellbestätigung, obwohl die Bestellung im Shop ist?

Häufig steht die Bestellung noch auf „Zahlung ausstehend“. In diesem Status verschickt WooCommerce weder die Bestätigung an den Kunden noch die Benachrichtigung über eine neue Bestellung an Sie. Erst wenn die Zahlung bestätigt ist und die Bestellung auf „In Bearbeitung“ oder „In Wartestellung“ wechselt, geht die Mail raus.

Wo stelle ich die Bestell-E-Mails in WooCommerce ein?

Unter WooCommerce → Einstellungen → E-Mails. Dort sehen Sie alle Benachrichtigungen in einer Liste, können jede einzeln aktivieren oder deaktivieren und bei den Mails an den Shopbetreiber die Empfängeradresse festlegen. Ganz unten stehen Absendername und Absenderadresse.

Kann ich eine Bestellbestätigung erneut senden?

Ja. In der einzelnen Bestellung finden Sie rechts das Auswahlfeld für Bestellaktionen. Dort können Sie dem Kunden die Bestelldetails schicken oder die Benachrichtigung über die neue Bestellung erneut auslösen. Das eignet sich auch als schneller Test, ob der Versand grundsätzlich funktioniert.

Die Mails landen beim Kunden im Spam. Was kann ich tun?

Meist fehlt der Nachweis, dass Ihr Server Mails im Namen Ihrer Domain verschicken darf. Abhilfe schafft der Versand über ein echtes Postfach per SMTP sowie korrekt eingerichtete SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge für Ihre Domain.

Woran erkenne ich, ob der Shop die Mail überhaupt verschickt hat?

WooCommerce zeigt das nicht zuverlässig an. Ein E-Mail-Log-Plugin zeichnet jede Mail auf, die WordPress versendet, mit Empfänger, Betreff und Zeitpunkt. Steht die Mail dort, hat der Shop sie abgeschickt und das Problem liegt beim Versand oder beim Empfänger. Fehlt sie, wurde sie gar nicht ausgelöst.